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Checkliste für die Partyplanung: Ein perfekter Leitfaden für jede Veranstaltung

Perfekte Checkliste für die Partyplanung

Man plant eine Party, weiß aber nicht, wo man anfangen soll? Mit unserer leicht verständlichen Checkliste für die Partyplanung können Sie sich das Rätselraten ersparen. Unsere Veranstaltungsexperten haben die wichtigsten Schritte festgelegt, damit man eine unvergessliche Veranstaltung ausrichten kann, ohne ins Schwitzen zu geraten. Vergessen Sie den Stress mit unserer umfassenden Checkliste für die Partyplanung und lassen Sie die Party steigen!

Einen Monat vorher oder sogar noch länger

Entscheiden Sie sich für ein Thema. Entscheiden Sie, welche Art von Party Sie veranstalten möchten und danach können Sie Ihren Veranstaltungsort entsprechend einplanen. Bei einer Casino Party könnten Sie z. B. in einem Online Casino Faust online spielen.

Ein Datum und eine Uhrzeit auswählen. Legen Sie sich auf ein Datum fest, aber beschränken Sie sich nicht auf einen Tag. Seien Sie flexibel und prüfen Sie, ob die wichtigsten Gäste an dem von Ihnen gewählten Datum verfügbar sind. Wenn es einen Lieblingsort gibt, an dem Sie Ihre Veranstaltung durchführen möchten, sollten Sie sich vorher erkundigen, ob der Ort an dem von Ihnen gewählten Tag zur Verfügung steht.

Die Planung der Gästeliste. Nun ist es an der Zeit zu entscheiden, wen Sie einladen möchten. Bedenken Sie dabei, dass die erwartete Beteiligung in der Regel bei 70–80 % liegt.

Festlegen des Party Budgets. Seien Sie realistisch und konzentrieren Sie sich darauf, wo Sie Geld ausgeben und wo Sie sparen können.

Mieten eines Veranstaltungsortes oder selbst einrichten. Möchten Sie Ihre Party an einem bestimmten Ort oder zu Hause veranstalten? Sie sollten berücksichtigen, wie viele Gäste Sie dorthin einladen möchten und welche Aktivitäten stattfinden werden. Wenn man zu Hause feiert, kann man viel Geld sparen, aber auch die Anmietung eines Veranstaltungsortes kann Ihnen das Leben leichter machen und den Druck nehmen.

Buchen der Unterhaltung und Extras. DJs, Bands und Fotokabinen sind beliebte Optionen – man kann dem Manager des Veranstaltungsortes einfach im Voraus mitteilen, was man vorhat.

Organisieren von Hausmannskost oder engagieren eines Caterer. Das Berücksichtigen der Bedürfnisse aller Gäste ist sehr wichtig. Haben Ihre Gäste Allergien oder besondere Ernährungsanforderungen? Wenn man selbst kochen möchte, sollte man ein Menü zusammenstellen, das leicht zuzubereiten ist und das allen Gästen gerecht wird. Falls man einen externen Caterer beauftragt, sollte man ihn über alle wichtigen Details informieren, bevor er ein Menü vorschlägt.

Das Einladen Ihrer Gäste. Ihre Einladungen sollten Datum und Uhrzeit, Kleiderordnung und das Motto der Party enthalten. Zusätzlich zu den Einladungen in Papierform kann man auch eine spezielle Veranstaltungsseite in den sozialen Medien, z. B. auf Facebook, einrichten. Dies wird Ihre Gäste noch mehr inspirieren und dazu beitragen, dass Ihre Party in aller Munde ist. Auf diese Weise ist es auch möglich, die Teilnehmerzahl zu maximieren.

Ersuchen von Hilfe. Wenn man die Party von zu Hause aus organisiert, sollte man versuchen, ein paar Freunde zu gewinnen, die Ihnen am Tag der Party zur Hand gehen. Wenn Sie allerdings einen Veranstaltungsort gemietet haben, sollten Sie wissen, wer Ihr Ansprechpartner ist, um eventuelle Probleme lösen zu können.

Drei Wochen vorher

Planen der Details. Suchen Sie auf Pinterest, in Blogs und Zeitschriften nach Dekorations- und Partyideen, die zu Ihrem Thema passen.

Entwerfung eines Programms. Versuchen Sie, einen groben Zeitplan für Ihre Party aufzustellen. So kann man nicht nur überprüfen, ob genug Aktivitäten für Ihre Veranstaltung bestehen, sondern auch einen allgemeinen Überblick über den Ablauf der Party gewinnen.

Aufgeben Ihrer Bestellungen. Nachdem Sie Ihre großen Bestellungen aufgegeben haben, ist es nun an der Zeit, sich auf die kleinen Dinge zu konzentrieren. Ein Kuchen, selbst gebastelte Dekorationen und Partygeschenke sind auf Partys sehr beliebt.

Eine Woche vorher

Erstellung einer Party-Playlist. Die Musik gibt den Ton für den Rest der Party an. Sorgen Sie dafür, dass die Tanzfläche schon früh gefüllt ist, aber verschwenden Sie nicht gleich zu Beginn alle Ihre besten Songs! Bauen Sie die Atmosphäre auf und halten Sie die Stimmung aufrecht.

Bestätigen aller Lieferungen und Abholungen. Vergewissern Sie sich, dass alles, was Sie brauchen, bestellt ist und dass es vor dem großen Tag eintreffen wird.

Am Tag selbst

Beginnen die Feier, bevor die eigentliche Party losgeht! Wenn man mit seinen Gästen über die sozialen Medien in Kontakt steht, kann man ihnen am Morgen der Party ein paar kurzfristige Hinweise geben, z. B. über das aktuelle Wetter. Erinnern Sie sich auch an die Details Ihrer Party und versuchen Sie, die Gäste mit ein paar Andeutungen zu begeistern und sie zu ermutigen, ihr bestes Verhalten mitzubringen.

Dekorieren. Jetzt ist es an der Zeit, Ihrem inneren Designer freien Lauf zu lassen! Stellen Sie Blumenarrangements auf und richten Sie die Beleuchtung, die Tische, die Servierbereiche und die Tanzfläche ein. Wichtig dabei ist auch daran zu denken, die Luftballons erst 1–2 Stunden vor der Veranstaltung aufzublasen!

Begrüßen der Gäste! Vergessen Sie nicht, dass Sie auch zum Feiern hier sind! Begrüßen Sie Ihre Gäste mit einem Lächeln und Enthusiasmus, um den Ton für den Rest des Abends zu setzen.